Gestion du courrier arrivé
• Enregistrement des courriers entrants avec numérotation automatique
• Saisie de l'expéditeur, de l'objet, du service concerné et des observations
• Affectation à un service ou à un agent
• Gestion des modes de réception et des types de courrier
• Suivi du statut de traitement en temps réel
• Gestion des niveaux de priorité (normale, urgente, très urgente, confidentielle)
• Calcul automatique des délais de réponse
• Ajout et visualisation des pièces jointes
• Archivage par sélection ou par période
Gestion du courrier départ
• Enregistrement des courriers sortants avec numérotation automatique
• Gestion du destinataire, de l'objet et du service émetteur
• Liaison avec un courrier arrivé (suivi de la réponse)
• Gestion du mode d'envoi, du recommandé et du bordereau
• Suivi de l'accusé de réception
• Ajout de pièces jointes
• Archivage par sélection ou par période
Workflow et traçabilité
• Cycle de traitement normalisé en 7 statuts : Nouveau → Affecté → En cours →
En attente réponse → Traité → Clôturé → Archivé
• Historique complet des changements de statut (utilisateur, date, observation)
• Liaison entre courrier arrivé et courrier départ pour le suivi des réponses
Droits et sécurité
• Gestion des utilisateurs, profils et privilèges
• Droits configurables par module et par service
• Contrôle des accès en lecture, écriture, suppression et export
• Filtrage automatique des données selon le périmètre de l'utilisateur
• Accès transversal possible pour les profils habilités
Délais, SLA et alertes
• Paramétrage des délais par type de courrier et par priorité
• Calcul automatique de la date limite de réponse
• Alertes avant échéance et détection des courriers en retard
• Exclusion automatique des courriers clôturés ou archivés
Import des e-mails
• Connexion IMAP sécurisée à une ou plusieurs boîtes institutionnelles
• Import manuel avec détection des doublons
• Création automatique d'un courrier arrivé à partir de l'e-mail
• Récupération des pièces jointes et enregistrement du corps du message
Gestion des pièces jointes
• Prise en charge des PDF, images et documents bureautiques
• Stockage physique sur le serveur avec enregistrement des métadonnées
• Visualisation des PDF et images directement depuis l'interface
• Téléchargement des autres types de fichiers
Tableau de bord
• Vue synthétique par service : courriers reçus, en cours, en attente, traités, en retard
• Affichage des alertes et des échéances dans l'interface principale
Archivage
• Archivage individuel ou par période pour le courrier arrivé et départ
• Conservation de toutes les informations et dépendances
• Consultation des archives depuis l'interface
Paramétrage
• Configuration des services, utilisateurs et droits d'accès
• Paramétrage des types de courrier, modes de réception et d'envoi
• Configuration des délais de traitement et des boîtes e-mail institutionnelles
